Category: SMALL BUSINESSES

August 10th, 2017 by Oscar

Identity theft happens when someone steals personal information for financial gain. Tax-related identity theft happens when someone uses another person’s stolen Social Security number (SSN) or Employer Identification Number (EIN) to file a tax return to obtain a fraudulent refund.

Many people first find out they are victims of identity theft when they submit their tax returns. That’s because the IRS lets them know someone else already used their SSN to file.

The IRS continues to work hard to stop identity theft with a strategy of prevention, detection and victim assistance. So far, the agency has stopped millions of dollars from getting into the hands of thieves.

Check out these eight tips on how to protect against identity theft:

Taxes. Security. Together. The IRS, the states and the tax industry need everyone’s help. The IRS launched The Taxes. Security. Together. awareness campaign in 2015 to inform people about ways to protect their personal, tax and financial data.

Protect Personal and Financial Records. Taxpayers should not carry their Social Security card in their wallet or purse. They should only provide their Social Security number if it’s necessary. Protect personal information at home and protect personal computers with anti-spam and anti-virus software. Routinely change passwords for online accounts.

Don’t Fall for Scams. Criminals often try to impersonate banks, credit card companies and even the IRS hoping to steal personal data. Learn to recognize and avoid those fake communications. Also, the IRS will not call a taxpayer threatening a lawsuit, arrest or to demand immediate payment. Beware of threatening phone calls from someone claiming to be from the IRS.

Report Tax-Related ID Theft. Here’s what taxpayers should do if they cannot e-file their return because someone already filed using their SSN:

  • File a tax return by paper and pay any taxes owed.
  • File an IRS Form 14039, Identity Theft Affidavit. Print the form and mail or fax it according to the instructions. Include it with the paper tax return and/or attach a police report describing the theft if available.
  • File a report with the Federal Trade Commission using the FTC Complaint Assistant.
  • Contact Social Security Administration at www.ssa.gov and type in “identity theft” in the search box.
  • Contact financial institutions to report the alleged identity theft.
  • Contact one of the three credit bureaus so they can place a fraud alert or credit freeze on the affected account.
  • Check with the applicable state tax agency to see if there are additional steps to take at the state level.

IRS Letters. If the IRS identifies a suspicious tax return with a taxpayer’s stolen SSN, that taxpayer may receive a letter asking them verify their identity by calling a special number or visiting an IRS Taxpayer Assistance Center.

IP PIN. If a taxpayer is a confirmed ID theft victim, the IRS may issue them an IP PIN. The IP PIN is a unique six-digit number that the taxpayer uses to e-file their tax return. Each year, they will receive an IRS letter with a new IP PIN.

Report Suspicious Activity. If taxpayers suspect or know of an individual or business that is committing tax fraud, they can visit IRS.gov and follow the chart on How to Report Suspected Tax Fraud Activity.

Service Options. Information about tax-related identity theft is available online. The IRS has a special section on IRS.gov devoted to identity theft and information for victims to obtain assistance.

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August 4th, 2017 by Oscar

When the IRS needs to contact a taxpayer, the first contact is normally by letter delivered by the U.S. Postal Service. The IRS doesn’t normally initiate contact with taxpayers by email, nor does it send text messages or contact through social media channels.

Depending on the situation, IRS employees may first call or visit with a taxpayer. In some instances, advance notice is provided in writing via a letter or notice, but not always.

IRS Phone Calls

  • IRS revenue officers work directly with taxpayers to educate them about their options to resolve delinquencies and to collect delinquent taxes and tax returns, while protecting taxpayers’ rights.
  • IRS revenue agents or tax compliance officers may call a taxpayer or tax professional after mailing a notice to confirm an appointment or to discuss items for a scheduled audit.
  • Private debt collectors can call taxpayers for the collection of certain outstanding inactive tax liabilities but only after the taxpayer and their representative has received written notice. Private debt collectors for the IRS must respect taxpayers’ rights and abide by the consumer protection provisions of the Fair Debt Collection Practices Act.

IRS Visits

  • IRS revenue officers routinely make unannounced visits to a taxpayer’s home or place of business to discuss taxes owed, delinquent tax returns or a business falling behind on payroll tax deposits. IRS revenue officers will request payment of taxes owed by the taxpayer; however, payment will never be requested to a source other than the US Treasury.
  • IRS revenue agents usually visit taxpayers or tax professionals to conduct the audit after either mailing a notice and/or agreeing on the day and time. IRS revenue agents will sometimes make unannounced visits to a taxpayer’s home or place of business to discuss a tax matter.
  • IRS criminal investigators are federal law enforcement agents who may visit a taxpayer’s home or place of business unannounced while conducting an investigation. They will not demand any sort of payment.

Ask For Credentials

IRS representatives can always provide two forms of official credentials: a pocket commission and a Personal Identity Verification Credential (PIV). Pocket commissions describe the specific authority and responsibilities of the authorized holder. The PIV is a government-wide standard for secure and reliable forms of identification for federal employees and contractors. Criminal investigators also have a badge and law enforcement credentials.

Paying Taxes

All tax payments are to the U.S. Treasury. Taxpayers should never use a preloaded debit card or wire transfer to make a payment. The IRS provides specific guidelines on how to make a tax payment.

IRS employees and contractors will never:

  • Be hostile or insulting
  • Demand payment without giving taxpayers the opportunity to question or appeal the amount
  • Require a specific payment method, such as a prepaid debit card
  • Threaten lawsuits, arrest, deportation or other action for not paying
  • Ask for credit or debit card numbers over the phone.

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August 3rd, 2017 by Oscar

Los contribuyentes deben guardar copias de sus declaraciones de impuestos durante un mínimo de tres años. Aquellos que necesitan una copia de su declaración de impuestos deben consultar con su proveedor de software o su preparador de impuestos. Las declaraciones de impuestos de años anteriores están disponibles del IRS, por una tarifa.

Sin embargo, para aquellos que necesitan transcripciones de impuestos, el IRS puede ayudarles. Las transcripciones son gratis.

Transcripciones de impuestos

Una transcripción resume la información de la declaración de impuestos e incluye el ingreso bruto ajustado (AGI, por sus siglas en inglés). Están disponibles para el año tributario en curso, una vez que el IRS ha tramitado la declaración. Las personas también pueden obtenerlas para los tres años anteriores.

Al solicitar hipotecas o ayuda financiera para la universidad, las transcripciones frecuentemente son necesarias. Sin embargo, las compañías hipotecarias suelen arreglar para conseguir una transcripción para un dueño o posible propietario.

Los contribuyentes pueden obtener dos tipos de transcripciones del IRS:

Transcripción de declaración de impuestos.  Una transcripción muestra la mayoría de las partidas, incluyendo el AGI de una declaración de impuestos original (Formularios 1040, 1040A o 1040EZ), según se presentó, junto con cualquier formulario y anexo. No muestra los cambios realizados después de la presentación de la declaración original. Esta transcripción está disponible únicamente para el año tributario en curso y las declaraciones tramitadas durante los tres años anteriores. Una transcripción de la declaración de impuestos generalmente cumple las necesidades de las instituciones crediticias que ofrecen hipotecas y préstamos estudiantiles.

Transcripción de la cuenta tributaria.  Una transcripción de la cuenta tributaria muestra datos básicos, tales como el tipo de declaración, estado civil, ingreso bruto ajustado, ingreso tributable y toda clase de pago. También muestra los cambios realizados después de la presentación de la declaración original.

Para obtener una transcripción, las personas pueden:

Ordenarla en línea. Utilice la herramienta ‘Obtener Transcripción’, disponible en IRS.gov. Hay un enlace debajo de la barra roja titulada TOOLS (Herramientas) en la página principal en inglés. Los que la utilizan, deberán verificar su identidad mediante el proceso de Secure Access (en inglés) (Acceso seguro).

Ordenarla por teléfono. El número para llamar es 800-908-9946.

Ordenarla por correo. Complete y envíe al IRS el Formulario 4506-T o el Formulario 4506T-EZ(SP), para recibir una por correo. Utilice el Formulario 4506-T para solicitar otros archivos tributarios: transcripciones de la cuenta tributaria, registros de cuentas, los salarios e ingresos y la verificación de la no presentación.

Aquellos que necesitan una copia real de la declaración de impuestos, pueden obtener una del año tributario en curso y de hasta los seis años anteriores. El precio por copia es $50. Complete y envíe por correo el Formulario 4506 para solicitar una copia de una declaración de impuestos. Envíe por correo la solicitud a la oficina del IRS, indicada en el formulario. Las personas que viven en una zona de desastre declarada por el gobierno federal, pueden obtener una copia gratuita.

Planifique. Los plazos de entrega para los pedidos en línea y por teléfono típicamente tardan de 5 a 10 días a partir del momento en que el IRS recibe la solicitud. Debe permitir pasar 30 días para recibir una transcripción ordenada por correo y 75 días para las copias de su declaración de impuestos.

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July 21st, 2017 by Oscar

El Servicio de Impuestos Internos, IRS, animó hoy a los contribuyentes a que consideren una revisión de sus retenciones, tomando en cuenta varios factores que podrían afectar su reembolso potencial o la cantidad que puedan adeudar en 2018.

Al revisar la cantidad de retención de impuestos, los contribuyentes podrán evitar que se les retenga demasiado o muy poco de sus cheques de nómina. La retención de la cantidad adecuada puede ayudar a saldar cualquier balance tributario a fines de año, lo que significa quedar sin deuda ni reembolso al presentar la declaración de impuestos.

A veces durante el año pueden ocurrir cambios en la vida de un contribuyente, tales como un cambio en su estado civil que pueda tener un impacto sobre las exenciones, ajustes o créditos que se reclaman en la declaración de impuestos. Cuando esto sucede, tiene que entregar a su empleador un nuevo Formulario W-4, Certificado de Exención de Retenciones del Empleado, para cambiar sus retenciones o el número de descuentos en la retención.

Los empleadores usan el formulario para calcular la cantidad de impuesto federal que debe retenerse de la paga de los empleados. Hacer estos cambios a finales de verano o principios de otoño puede darle suficiente tiempo para ajustar sus retenciones antes de que finalice el año tributario en diciembre.

La revisión de las retenciones es de mayor importancia ahora que la ley federal requiere que el IRS retenga los rembolsos durante varias semanas para algunas personas que presentan la declaración temprano y reclaman el Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo y el Crédito Adicional por Hijos. Además, los pasos tomados por el IRS y los administradores de las agencias tributarias estatales para fortalecer las protecciones ante el robo de identidad y fraude de reembolsos significa que algunos reembolsos podrían someterse a revisiones adicionales el próximo año.

En muchos casos, un nuevo Formulario W-4, Certificado de exención de retenciones del empleado, es lo único requerido para hacer un ajuste. Los contribuyentes deben presentarlo a su empleador y el empleador usa el formulario para calcular la cantidad de impuesto federal que debe retenerse de la paga de sus empleados.

Los contribuyentes que trabajan por cuenta propia, incluso aquellos involucrados en la economía compartida, pueden usar la hoja de trabajo del Formulario 1040-ES para calcular correctamente los pagos tributarios estimados. Si también trabajan para un empleador, pueden eliminar la necesidad de hacer pagos trimestrales al retener más impuesto de su paga.

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July 13th, 2017 by Oscar

The IRS mails millions of letters every year to taxpayers for a variety of reasons. Keep the following suggestions in mind on how to best handle a letter or notice from the IRS:

  1. Do not panic. Simply responding will take care of most IRS letters and notices.
  2. Do not ignore the letter. Most IRS notices are about federal tax returns or tax accounts. Each notice deals with a specific issue and includes specific instructions on what to do. Read the letter carefully; some notices or letters require a response by a specific date.
  3. Respond timely. A notice may likely be about changes to a taxpayer’s account, taxes owed or a payment request. Sometimes a notice may ask for more information about a specific issue or item on a tax return. A timely response could minimize additional interest and penalty charges.
  4. If a notice indicates a changed or corrected tax return, review the information and compare it with your original return. If the taxpayer agrees, they should note the corrections on their copy of the tax return for their records. There is usually no need to reply to a notice unless specifically instructed to do so, or to make a payment.
  5. Taxpayers must respond to a notice they do not agree with. They should mail a letter explaining why they disagree to the address on the contact stub at the bottom of the notice. Include information and documents for the IRS to consider and allow at least 30 days for a response.
  6. There is no need to call the IRS or make an appointment at a taxpayer assistance center for most notices. If a call seems necessary, use the phone number in the upper right-hand corner of the notice. Be sure to have a copy of the related tax return and notice when calling.
  7. Always keep copies of any notices received with tax records.
  8.  The IRS and its authorized private collection agency will send letters and notices by mail. The IRS will not demand payment a certain way, such as prepaid debit or credit card. Taxpayers have several payment options for taxes owed.

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July 11th, 2017 by Oscar

Si un contribuyente sufre un daño a su casa o propiedad personal, tal vez pueda deducir la pérdida en su declaración federal de impuestos. Si el área en que vive se declara zona desastre por el gobierno federal, tal vez pueda reclamar la pérdida más rápido.

Normalmente, la deducción está disponible únicamente si la pérdida es mayor y no la cubre el seguro u otra forma de reembolso.

Los siguientes son algunos consejos que los contribuyentes deben considerar acerca de las deducciones de pérdidas por hecho fortuito:

Pérdida por hecho fortuito. Un contribuyente tal vez pueda deducir una pérdida a base de los daños sufridos en su propiedad durante el desastre. Un hecho fortuito es un evento repentino, inesperado o inusual. Puede incluir desastres naturales, tales como huracanes, tornados, inundaciones y terremotos. También puede incluir pérdidas por incendios, accidentes, robos o vandalismo.

Desgaste normal. Una pérdida por hecho fortuito no incluye pérdidas de desgaste normal. No incluye deterioración progresiva por el tiempo, ni daños por termitas.

Cobertura de seguro. Si el contribuyente aseguró su propiedad, debe presentar una reclamación de reembolso por su pérdida, lo antes posible. Si no lo hace, no puede deducir la pérdida como hecho fortuito o robo. Reduzca la pérdida por la cantidad del reembolso que ya recibió o que espera recibir.

Cuándo hacer la deducción. Como regla general, puede deducir una pérdida por hecho fortuito en el año en que ocurrió. Sin embargo, si un contribuyente sufre un daño a raíz de un evento declarado como desastre federal, tal vez pueda elegir deducir la pérdida antes. Puede elegir deducirla en su declaración del año en que la pérdida ocurrió o en una declaración original o enmendada para el año tributario inmediatamente anterior. Esto significa que si la pérdida por desastre ocurre en 2017, el contribuyente no tiene que esperar hasta el final del año para reclamarla. Puede elegir reclamarla en la declaración de 2016. Si reclama la pérdida por desastre en la declaración de un año anterior, podría resultar en un impuesto menor ese año, lo cual resulta en un reembolso.

Regla de los $100. Luego de calcular la pérdida incurrida por el hecho fortuito en su propiedad personal, reduzca esa pérdida por $100. Dicha reducción aplica a cada suceso de hecho fortuito en que sufre pérdida a lo largo del año. No importa cuántos artículos de su propiedad estén involucrados en el suceso.

Regla del 10 por ciento. Reduzca el total de todas sus pérdidas por robo o hecho fortuito que ha sufrido durante el año a su propiedad de uso personal por el 10 por ciento del ingreso bruto ajustado del contribuyente.

Ingresos futuros. No tome en consideración la pérdida de ganancias o ingresos futuros debido al hecho fortuito.

Formulario 4684. Complete el Formulario 4684, Hechos fortuitos y robos (en inglés), para declarar la pérdida por hecho fortuito en su declaración federal de impuestos. Reclame la cantidad deducible en el Anexo A, Deducciones detalladas.

Propiedad del negocio o propiedad que produce ingresos.  Algunas de las reglas que rigen las pérdidas por hecho fortuito de propiedad del negocio o propiedad que produce ingresos difieren de las reglas aplicables a la propiedad mantenida para su uso personal.

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July 9th, 2017 by Oscar

Generalmente, empleadores pagan impuestos de nómina haciendo depósitos tributarios por medio del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS por sus siglas en inglés). La cantidad de impuestos que se retiene determina cuándo debe hacer los depósitos. 

Si no entrega el depósito a tiempo, podría resultar en una multa por incumplimiento del pago de depósito o un cobro de hasta el 15 por ciento. Sin embargo, la multa se puede eliminar si el empleador tiene historial de presentar las declaraciones requeridas y de hacer los pagos tributarios a tiempo. 

Generalmente, los empleadores reportan salarios y compensación a sus empleados al llenar los formularios requeridos (en inglés) con el IRS. Al presentar los formularios 940, 941, 943, 944 y 945 electrónicamente, lo estará haciendo de la manera más fácil, segura y precisa. Los empleadores que presentan declaraciones cada trimestre con un total aproximado de $1,000 o menos para el año calendario, ahora tienen la opción de presentar anualmente si así lo prefieren.

Al final del año, el empleador debe proveer a sus empleados un Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, para reportar salarios, propinas y otro tipo de compensación. Las pequeñas empresas presentan el formulario W-2 y el Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, con la Administración del Seguro Social y si es requerido, otros departamentos tributarios estatales o locales.

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July 7th, 2017 by Oscar

Para renovar un ITIN, un contribuyente debe completar el Formulario W-7 y presentar toda la documentación requerida. Los contribuyentes que renovarán con el Formulario W-7 no necesitan adjuntar la declaración federal de impuestos. Sin embargo, los contribuyentes sí deben incluir la razón por la cual necesitan un ITIN en el Formulario W-7.

El IRS comenzó a recibir renovaciones de ITIN. Existen tres formas de presentar el paquete de solicitud W-7. Envíe el Formulario W-7 por correo, junto con los documentos originales de identificación o copias certificadas por la agencia emisora a la dirección del IRS que aparece en las instrucciones del formulario. EL IRS revisará los documentos de identificación y los devolverá dentro de 60 días.

Evite errores comunes ahora y retrasos el próximo año

Las declaraciones federales presentadas en 2018 con un ITIN expirado serán procesadas. Sin embargo, no se permitirán ciertas exenciones y/o créditos. Los contribuyentes recibirán una notificación avisándoles del cambio a su declaración y la necesidad de renovar el ITIN. Al renovarse, se restaurará cualquier exención y crédito y se emitirá cualquier reembolso.

Además, varios errores comunes pueden retrasar o detener algunas de las solicitudes de renovación. Generalmente, los errores incluyen falta de información y/o documentación de apoyo insuficiente. El IRS urge a los solicitantes a revisar su formulario cuidadosamente antes de enviarlo al IRS.

Se les recuerda a los contribuyentes que el IRS ya no aceptará pasaportes que no tengan fecha de entrada a los EE. UU. como identificación única para dependientes de países que no sean Canadá o México, o para dependientes de personal militar de los EE. UU. que viven en el extranjero. El pasaporte del dependiente debe tener un sello con la fecha de entrada, de no ser así, se requerirán los siguientes documentos para comprobar la residencia en los EE. UU:

  • Archivos médicos de los EE.UU. para dependientes menores de 6 años
  • Archivos escolares de EE.UU. para dependientes menores de 18 años y
  • Archivos escolares de EE. UU. (si es estudiante), facturas de alquiler, estados bancarios o facturas de servicios públicos con el nombre de solicitante y una dirección en los EE.UU., si es mayor de 18 años.

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July 6th, 2017 by Oscar

Los contribuyentes cuyos ITINs expirarán y necesitan presentar una declaración de impuestos en 2018 deben presentar una solicitud de renovación. Los demás no tendrán que tomar ninguna acción.

Los ITINS con números del medio 70, 71, 72 o 80 (NNN-70-NNNNN; NNN-71NNNN; NNN-72-NNNN; NNN-80-NNNN) necesitan renovarse aún si el contribuyente lo ha utilizado en los últimos tres años. El IRS comenzará a enviar la notificación CP-48, Debe renovar su Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) para presentar una declaración de impuestos de EE.UU., a los contribuyentes afectados más tarde este verano. La notificación explica los pasos a tomar para renovar el ITIN si éste se incluirá en una declaración de impuestos en 2018. Los contribuyentes que reciban la notificación luego de haber tomado acción para renovar el ITIN no necesitan tomar acción adicional, a no ser que otro miembro de la familia resulte afectado.

Los contribuyentes también pueden renovar ITINs con números del medio 78 y 79 que hayan expirado.

Opción familiar disponible

Los contribuyentes con un ITIN con números del medio 70, 71, 72 y 80 tienen la opción de renovar los ITINs para toda la familia, de una vez. Aquellos que recibieron la carta de renovación del IRS pueden renovar los ITINs de toda la familia a la vez, aunque los familiares tengan un ITIN con números del medio que no sean 70, 71, 72 y 80. Los miembros de la familia incluyen al que presenta la declaración, su cónyuge y cualquier dependiente reclamado en la declaración de impuestos.

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July 5th, 2017 by Oscar

El Servicio de Impuesto Internos, IRS, ya comenzó a recibir solicitudes de renovación para aquellos Números de Identificación Personal del Contribuyente, ITINs por sus siglas en inglés, programados para expirar a fines de este año. La agencia urge a los contribuyentes afectados por los cambios al programa de ITIN a presentar su solicitud de renovación lo antes posible y evitar retrasos.

En el segundo año del programa de renovación, el IRS ha realizado cambios con el propósito de agilizar el proceso para los contribuyentes. El proceso de renovación para 2018 comienza hoy, tres meses antes que el año pasado.

Bajo la Ley de Protección contra Alzas de Impuestos a los Americanos (PATH, por sus siglas en inglés), los ITINs que no han sido utilizados en una declaración federal de impuestos al menos una vez en los últimos tres años consecutivos expirarán el 31 de diciembre de 2017, y los ITINs con los dígitos del medio 70, 71, 72 o 80 también expirarán a final del año. Por lo tanto, contribuyentes afectados que planifican presentar una declaración de impuestos en 2018 deben presentar una solicitud de renovación.

Se les recuerda a los contribuyentes que los ITINs con los números del medio de 78 y 79 expiraron el año pasado. Contribuyentes con estos números de ITIN pueden renovar en cualquier momento.

Los ITINs son utilizados por personas que tienen obligación de presentación de declaración de impuestos o de pago bajo las leyes de EE. UU., pero que no son elegibles para un número de seguro social.

El año pasado, el IRS lanzó una amplia campaña educativa para compartir información con personas con ITINs. Además, para ayudar mejor a los contribuyentes, el IRS tiene una variedad de materiales de información en IRS.gov, que incluyen folletos y hojas de datos, disponibles en varios idiomas.

El IRS continúa trabajando con sus grupos de socios y otros en la comunidad de ITIN para compartir la información acerca de estos cambios importantes.

 

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