Category: SMALL BUSINESSES

October 13th, 2017 by Oscar

El IRS advirtió hoy a todos los usuarios de e-Services que tengan cuidado con una nueva estafa de phishing que intenta engañar a los profesionales de impuestos para que “firmen” un nuevo acuerdo de usuario de e-Services. La estafa de phishing busca robar contraseñas y datos.

El correo electrónico fraudulento dice ser de “e-Services Registration” (Inscripción de e-Services) y usa “Important Update about Your e-Services Account” (Actualización importante acerca de su cuenta de e-Services) en la línea del asunto. Afirma, en parte, “We are rolling out a new user agreement and all registered users must accept its revised terms to have access to e-Services and its products.” (Estamos implementando un nuevo acuerdo de usuario y todos los usuarios inscritos deben aceptar los términos revisados para tener acceso a los servicios electrónicos y sus productos). Le pide a la persona que revise y acepte el acuerdo, pero los lleva a un sitio falso.

Todos los profesionales de impuestos deben estar conscientes de que a medida que los servicios electrónicos comienzan a moverse este mes a la autenticación de acceso seguro y sus protecciones de dos factores, es probable que los criminales cibernéticos intenten robar contraseñas y datos antes de la transición. Tal como el IRS ha advertido en los últimos años, estos esquemas sofisticados son de naturaleza adaptativa y todos deben ser cautelosos antes de hacer clic en un enlace o ingresar información personal confidencial.

Para aquellos que hayan hecho clic en este enlace, realice un escaneo profundo (deep scan) con el software de seguridad, comuníquese con el personal de IT/seguridad informática y con el Servicio de ayuda electrónica del IRS.

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October 12th, 2017 by Oscar

While taxpayers will not start filing their tax returns for a few months, there are a few things they can do to make the process easier next year. Here are two things that could affect the 2017 returns they will file in 2018.

Report name changes. Recently married or divorced taxpayers who change their name should notify the Social Security Administration. They should also notify the SSA if a dependent’s name changed.  Taxpayers need to do this so that when the taxpayer files next year, the new name on the tax return matches A mismatch between the name shown on their tax return and the SSA records can cause problems in the processing of their tax return and may even delay their tax refund.

Renew Individual Taxpayer Identification Numbers. Taxpayers who use an Individual Taxpayer Identification Number should check to see if their number expired in 2016 or will expire this year. If so, and they need to file a return in 2018, they should apply now to renew their ITIN to avoid certain disallowed tax credits and processing delays next year. Taxpayers who have not used their ITIN to file a federal return at least once in the last three years will see their number expire Dec. 31, 2017. Additionally, ITINs with middle digits 70, 71, 72 or 80 will also expire at the end of the year. Only taxpayers with expiring ITINs need to take any action. To renew an ITIN, a taxpayer must complete a Form W-7 and submit required documentation. No tax return is required when submitting an application to renew.

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October 9th, 2017 by Oscar

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene un recordatorio importante para los contribuyentes que solicitaron una prórroga ya que se acerca la fecha límite de presentación del 16 de octubre. La cantidad del ingreso bruto ajustado (AGI, por sus siglas en inglés) de la declaración de 2015 puede ser necesaria para presentar la declaración de impuestos de 2016 electrónicamente.

 

Para aquellos contribuyentes que tienen una prórroga y radican en un área declarada zona de desastre federal y fueron afectados se les puede permitir más tiempo para presentar. Actualmente, los contribuyentes afectados por los huracanes Harvey, Irma y María, así como personas en partes de Michigan, West Virginia califican para este alivio. 

Como recordatorio, los contribuyentes deben guardar una copia de sus declaraciones de impuestos y documentos relacionados por un mínimo de tres años. Las declaraciones de años anteriores son aún más importantes ya que el IRS continúa haciendo cambios para proteger a los contribuyentes y autenticar su identidad.

 

Cómo encontrar el AGI; planifiquen si necesitaran una trascripción por correo

El ingreso bruto ajustado es el ingreso bruto menos ciertos ajustes. En las declaraciones de 2015, el AGI está en la línea 37 del formulario 1040; en la línea 21 del formulario 1040A y en la línea 4 del formulario 1040EZ. Los contribuyentes que presentaron electrónicamente, pero no guardaron una copia de su declaración de impuestos original de 2015 deben recurrir a su proveedor del programa o preparador de impuestos del año anterior para obtener una copia.

Los contribuyentes que no tienen acceso a sus declaraciones de impuestos del año anterior también pueden obtener transcripción en línea o por correo. Una transcripción es un resumen de la declaración de impuestos o cuenta tributaria. Hay varios tipos de transcripciones, pero la transcripción de la declaración de impuestos es preferible. 

Para obtener su transcripción en línea e inmediatamente tener acceso, los contribuyentes deben aprobar la autenticación de acceso seguro. Los contribuyentes que no pueden aprobar la autentificación de acceso seguro deben usar “obtener transcripción por correo”. Se le enviará una transcripción a su dirección dentro de cinco a 10 días.

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October 4th, 2017 by Oscar

El Servicio de Impuestos Internos (IRS), ha provisto alivio temporario de ciertos requisitos del Código de Impuestos Internos para permitirle a dueños y operadores de proyectos de viviendas de bajos ingresos en cualquier lugar de Estados Unidos y sus territorios para proveer ofrecer vivienda de emergencia temporal a individuos desplazados de sus hogares debido a un desastre mayor, independientemente de sus ingresos.

Esta disposición especial de alivio detallada en el Procedimiento de Ingresos 2014-49 y en el Procedimiento de Ingresos 2014-50 permite a los propietarios y operadores, en conjunto con agencias y emisores, a ignorar los límites de ingresos, reglas de corta duración y ciertas otras restricciones que usualmente aplican a viviendas módicas al proveer vivienda de emergencia temporal a individuos desplazados. Como resultado, los propietarios y operadores pueden ofrecer viviendas de emergencia temporal a cualquier persona desplazada que viva en un condado u otra jurisdicción local designada para asistencia individual por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias, FEMA. Actualmente, esto incluye partes de Texas, Florida, Georgia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes, aunque FEMA puede agregar otras ubicaciones en el futuro. Luego aprobarse, la vivienda temporal puede ser provista hasta un año después del cierre del mes en que el desastre fue declarado por el Presidente.

Este alivio aplica automáticamente tan pronto como el Presidente declare un desastre mayor y FEMA designe cualquier localidad para asistencia individual o pública. Por esa razón, las víctimas de otros desastres recientes, incluyendo aquellos que afectan partes de Michigan, West Virginia y otras localidades, también pueden calificar para la vivienda temporal. Para una lista de desastres recientes, visite la página de Alivio de desastre en IRS.gov.

Aunque a los propietarios de viviendas de bajos ingresos en todo el país se les permite ofrecer viviendas temporales a víctimas calificadas de desastres, no están obligados a hacerlo. Para quienes lo hagan, se aplicarán reglas especiales, detalladas en los Procedimientos de Ingresos 2014-49 y 2014-50, disponibles en IRS.gov.

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October 3rd, 2017 by Oscar

Every year, millions of taxpayers ask for an extra six months to file their taxes. These taxpayers should have paid the tax they owed by the April deadline, but those who requested an extension should mark Monday, Oct. 16 as the extension deadline for 2017. While the deadline normally falls on Oct. 15, that date falls on a Sunday this year so the due date is moved to the next business day.

Here are reminders for taxpayers who have not yet filed:

File by Oct. 16. Taxpayers with extensions should file their tax returns by Oct. 16. If they owe, they should pay as much as possible to reduce interest and penalties. IRS Direct Pay allows individuals to securely pay from their checking or savings accounts. These taxpayers can consider an installment agreement, which allows them to pay over time.

More Time for the Military. Military members and those serving in a combat zone generally get more time to file. If this applies to you, you typically have until at least 180 days after you leave the combat zone to both file returns and pay any taxes due.

More Time in Disaster Areas. People who have an extension and live or work in a disaster area often have more time to file. The disaster relief page on IRS.gov has more information.

Use Direct Deposit. The fastest way for taxpayers to get their refund is to combine direct deposit and e-file.

Use IRS Online Payment Options. Taxpayers who find they still owe taxes can pay them with IRS Direct Pay. It’s the simple, quick and free way to pay from a checking or savings account. For other payment options, taxpayers can click on the “Payments” tab on the IRS.gov home page.

Keep a Copy of Tax Return. Taxpayers should keep a copy of their tax return and all supporting documents for at least three years. Among other things, this will make filing next year’s return easier. When a taxpayer e-files their 2017 return, for example, they will often need the adjusted gross income amount from their 2016 return.

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October 2nd, 2017 by Oscar

De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos, IRS, los agricultores y ganaderos que previamente se vieron obligados a vender ganado debido a la sequía en una región pertinente ahora tienen un año adicional para reemplazar el ganado y diferir el impuesto sobre cualquier ganancia de las ventas obligadas. Una región pertinente es un condado designado como elegible para asistencia federal además de los condados contiguos.

Este alivio generalmente se aplica a las ganancias de capital realizadas por los agricultores y ganaderos elegibles en las ventas de ganado mantenido para propósitos de faenas del campo, ganadería o sementales. Las ventas de otros animales, como aquellos criados para sacrificio o reservados para fines deportivos, así como las aves de corral, no son elegibles.

Para calificar, las ventas deben estar directamente relacionadas con la sequía, inundaciones u otro clima severo que cause que la región sea designada como elegible para asistencia federal.

En estas circunstancias, el ganado generalmente debe reemplazarse dentro de un período de cuatro años, en lugar del período usual de dos años. Además, el IRS está autorizado a extender aún más este periodo de reemplazo de continuar la sequía.

La prórroga de un año, anunciada hoy, otorga a los agricultores y ganaderos elegibles hasta el final del año tributario después del primer año libre de sequía para reemplazar el ganado vendido. Detalles que incluyen un ejemplo de cómo funciona esta disposición, se pueden encontrar en el Aviso 2006-82, disponible en IRS.gov.

El IRS provee esta prórroga a los agricultores y ganaderos ubicados en cualquier región que calificó para el período de reemplazo de cuatro años si cualquier condado, parroquia, ciudad o distrito, que se incluye en la región, aparece como que sufre condiciones excepcionales, extremas o severas de sequía por el Centro Nacional de Mitigación de la Sequía (NDMC, por sus siglas en ingles), durante cualquier período semanal comprendido entre el 1ro de septiembre de 2016 y el 31 de agosto de 2017. Se enumeran todos o partes de los 42 estados, además del Distrito de Columbia.

Como resultado, los agricultores y ganaderos en estas regiones cuyo período de reemplazo de venta por sequía estaba programado para vencer al final de este año tributario, 31 de diciembre de 2017, en la mayoría de los casos, ahora tendrán hasta el final de su próximo año tributario. Debido a que el período normal de reemplazo de venta por sequía es de cuatro años, esta prórroga afecta inmediatamente las ventas por sequía ocurridas durante 2013. Pero debido a extensiones anteriores relacionadas con la sequía que afectan a algunas de estas localidades, también se afectan los períodos de reemplazo para algunas ventas por sequía antes de 2013. Se otorgarán prórrogas adicionales si persisten las condiciones de sequía.

Los detalles acerca de este alivio, que incluyen una lista de condados designados por el NDMC, están en el Aviso 2017-53, publicado en IRS.gov. 

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September 22nd, 2017 by Oscar

“Best practices” aren’t enforceable rules. They’re simply guidelines businesses commonly follow in one area or another. If you’re in retail, for example, one best practice might be to always ask customers checking out if they found everything they were looking for. This serves two purposes: It conveys a feeling of concern for the customer’s shopping experience, and it may also lead to increased sales.

QuickBooks Online has many best practices, some of which may serve multiple purposes, including these:

    • They keep your company data safe and clean.
    • They provide insight on your financial status.
    • They save time.
    • They can lead you to better relationships with customers and vendors.

Are any or all the following common practices for your business?

Reconcile accounts regularly.

One of QuickBooks Online’s most useful features is its ability to connect to your financial institution’s websites and download cleared transactions. QuickBooks Online also offers tools to help you keep your accounts reconciled online, like you used to do every month when your paper statement came. Reconciling accounts can help you uncover errors. It gives you a truer picture of your cash flow, and it improves the accuracy and timeliness of some reports.

Clean up your lists.

Some lists in QuickBooks Online aren’t overly long. You don’t have to worry about, for example, Payment Methods, Terms, or Classes. Your lists of customers and vendors, products, and services, on the other hand, can grow unwieldy over the years. This means it can take more time than it should to scroll through lists when you’re using those entities in transactions. It also puts unnecessary stress on your company file. If you can’t delete any, at least make them inactive.

Never leave QuickBooks Online open when you leave your work area.

This goes for everyone, even people who work alone and don’t access their company files away from their work areas. The obvious reason is to keep someone else from getting in and authorizing payments, for example, or otherwise compromising your financial information. It also protects the integrity of your data file in case your internet connection suffers some kind of outage.

Keep track of 1099 vendors.

Whether your company uses 10 vendors or a hundred or more, you may have to supply at least some of them with an IRS Form 1099 at about the same time you’re preparing W-2s for employees. Your 1099-related tasks will be much easier if those individuals and/or companies are earmarked. If you think vendors might need 1099s when you create their records in QuickBooks Online, click in the box to the left of Track payments for 1099 in the lower right corner. Not sure? Ask us.

Classify everything with care.

Every time you have to create a record or transaction where categories are involved (i.e., Classes, Customers and Vendors, Territories), check and double-check that you’ve assigned them the correct classification. Errors here can result not only in problems with daily workflow, but your reports will not be accurate. A related best practice: Create a meaningful group of Classes, and use them faithfully. They’ll help you make better business decisions.

View reports on a regular basis.

There are some advanced financial reports in QuickBooks Online that we should be creating for you on a regular basis, either monthly or quarterly. These include Profit and Loss, Balance Sheet, and Statement of Cash Flows. The mechanics of creating them aren’t difficult, but analyzing them is. You should be running reports on your own at frequencies that you think would be helpful, like A/R Aging Detail, Unpaid Bills, and Sales by Class Detail.

If you’ve been using QuickBooks Online for a while, you could probably come up with your own list of best practices. If you’re new to the site, consider scheduling some time with us to go over more of them. Develop good habits from the start, and there won’t be nearly as much need for troubleshooting down the road.

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September 13th, 2017 by Oscar

Las víctimas del huracán Irma en partes de Florida y otros lugares tienen hasta el 31 de enero de 2018 para presentar ciertas declaraciones de impuestos individuales y comerciales y hacer ciertos pagos de impuestos, anunció hoy el Servicio de Impuestos Internos (IRS).

El alivio de hoy es paralelo al que se otorgó el mes pasado para las víctimas del huracán Harvey. Esto incluye una prórroga adicional de presentación para contribuyentes con prórrogas que se vencen el 16 de octubre, y empresas con prórrogas que se vencen el 15 de septiembre.

En estos momentos, el IRS ofrece este alivio extendido a cualquier área designada por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA), que califique para asistencia individual. Actualmente, partes del estado de Florida, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE. UU. son elegibles pero los contribuyentes en las localidades que se añadan al área del desastre más tarde, automáticamente recibirán el mismo alivio para presentación y pago. 

El alivio de impuestos retrasa varios plazos de presentación y pago de impuestos que ocurrieron a partir del 4 de septiembre de 2017 en Florida y del 5 de septiembre de 2017 en Puerto Rico y en las Islas Vírgenes de EE. UU. Como resultado, las personas y empresas afectadas tendrán hasta el 31 de enero de 2018 para presentar declaraciones y pagar los impuestos que originalmente vencían durante este período.

Esto incluye los plazos del 15 de septiembre de 2017 y del 16 de enero de 2018 para realizar pagos trimestrales de impuestos estimados. Para contribuyentes individuales, también incluye declaraciones de impuestos de 2016 que recibieron una prórroga de declaración hasta el 16 de octubre de 2017. Sin embargo, el IRS señaló que debido a que los pagos de impuestos relacionados con estas declaraciones de 2016 se vencían originalmente el 18 de abril de 2017, esos pagos no son elegibles para este alivio.

También se ve afectada una variedad de plazos de impuestos comerciales, que incluyen la fecha límite del 31 de octubre para las declaraciones trimestrales de declaraciones de impuestos especiales de ventas y de nómina. Negocios con prórrogas también tienen tiempo adicional y que incluyen, entre otros, asociaciones de año calendario cuyas prórrogas se vencen el 15 de septiembre de 2017 y organizaciones exentas de impuestos cuyas prórrogas se vencen el 15 de noviembre de 2017. La página de alivio de desastres ofrece detalles acerca de otras acciones relacionadas a impuestos como declaraciones y pagos que califican para tiempo adicional.

Además, el IRS está perdonando las multas por depósito tardío para los depósitos federales de impuestos especiales de ventas y de nómina que normalmente se deben durante los primeros 15 días del período del desastre. Verifique en la página de alivio de desastres para los períodos que aplican a cada jurisdicción.

El IRS provee alivio automático de presentación y multas a cualquier contribuyente con una dirección registrada con el IRS, localizada en el área de desastre. Por lo tanto, los contribuyentes no necesitan comunicarse con el IRS para obtener este alivio. Sin embargo, si un contribuyente afectado recibe un aviso del IRS de presentación tardía o multa por pago atrasado que tiene una fecha de vencimiento original o extendida, de presentación, pago o depósito dentro del período de posposición, el contribuyente debe llamar al número en el aviso para que se le disminuya la multa.

Además, el IRS trabajará con cualquier contribuyente que viva fuera de la zona de desastre, pero cuyos archivos necesarios para cumplir con un plazo que ocurra durante el período de posposición se encuentran en la zona afectada. Los contribuyentes que califican para el alivio y viven fuera del área del desastre necesitan comunicarse con el IRS por el 866-562-5227. Esto también incluye a los trabajadores que ayudan en las actividades de socorro que están afiliadas a un gobierno reconocido o a una organización filantrópica.

Las personas y empresas que sufrieron pérdidas no aseguradas o no reembolsadas por desastres pueden optar por reclamarlas en la declaración del año en que se produjo la pérdida (en este caso, la declaración de 2017 presentada normalmente el próximo año) o en la declaración del año anterior (2016). 

El alivio tributario es parte de una respuesta federal coordinada a los daños causados por tormentas e inundaciones severas y se basa en evaluaciones de daños locales por parte de FEMA. 

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September 7th, 2017 by Oscar

After the devastation of Hurricane Harvey and with the looming threat of Hurricane Irma, IRS has issued a news release offering taxpayers tips on how to prepare for hurricanes, floods, and other disasters.

Specifically, IRS advised taxpayers to:

Create a duplicate set of key documents. Taxpayers should create a duplicate set of documents, such as bank statements, tax returns, identifications, and insurance policies, and keep them in a safe, dry place (i.e., one not likely to be affected by a threatening storm). As an alternative to hard copy, IRS encouraged taxpayers to provide electronic copies of their documents, which can be downloaded to a storage device or burned to a CD.

Document valuables. IRS encouraged taxpayers to photograph or videotape the contents of their homes—especially high-value items—to make it easier to claim any available insurance and tax benefits. This documentation of the home’s contents should similarly be kept in a safe place not likely to be affected by a storm.

Check on fiduciary bonds. Employers who use payroll service providers should ask the provider if it has a fiduciary bond in place, which could protect the employer in the event of default by the payroll service provider.

IRS also noted that, in the case of a federally-declared disaster, affected taxpayers can call 866-562-5227 to speak with an IRS specialist trained to handle disaster-related issues.

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August 22nd, 2017 by Oscar

Mistakes happen and tax returns are no exception. Filing an amended tax return corrects information that changes tax calculations. This includes making changes to filing status and dependents, or correcting income credits or deductions. Don’t file an amended return to fix math errors because the IRS will correct those.

The IRS offers tips on how to amend a tax return:

File using paper form. Use Form 1040X, Amended U.S. Individual Income Tax Return, to correct errors to an original tax return the taxpayer has already filed. Taxpayers can’t file amended returns electronically. Mail the Form 1040X to the address listed in the form’s instructions.

Preparing Form 1040X. Many taxpayers find the easiest way to figure the entries for Form 1040X is to make the changes in the margin of the original tax return and then transfer the numbers to their Form 1040X. Taxpayers should be sure to check a box at the top to show the year they are amending. Form 1040X will be the taxpayer’s new tax return, changing the original entries to include new information. Taxpayers should explain what they are changing and why on the second page of Form 1040X in Part III.

Know when to amend. Taxpayers should amend a tax return to correct their filing status, the number of dependents or total income. They should also amend to claim deductions or credits not claimed or to remove deductions and credits they are not entitled to on the original return. The instructions for Form 1040X, Amended U.S. Individual Income Tax Return, list more reasons to amend a return.

Know when NOT to amend. In some cases, it is not necessary to amend a tax return. Taxpayers should not worry about math errors because the IRS will make the correction. Taxpayers do not need to amend their return if they forgot to include a required form or schedule. The IRS will mail a request to the taxpayer, if needed.

Use separate forms for each tax year. Taxpayers amending tax returns for more than one year will need a separate 1040X for each tax year. Mail each tax year’s Form 1040X in separate envelopes. See “Where to File” in the instructions for Form 1040X for the correct address.

Include other forms or schedules. If a taxpayer makes changes to any form or schedule, they should attach them to the Form 1040X when filing. Not doing so could cause a delay in processing.

Wait to file for corrected refund for tax year 2016. Taxpayers should wait for the refund from their original tax return before filing an amended return. It is okay to cash the refund check from the original return before receiving any additional refund. Amended returns can take up to 16 weeks to process.

Pay additional tax. Taxpayers filing an amended return because they owe more tax should file Form 1040X and pay the tax as soon as possible. This will limit interest and penalty charges.

File within three-year time limit. Generally, to claim a refund, taxpayers must file a Form 1040X within three years from the date they timely filed their original tax return or within two years from the date the person pays the tax, whichever is later. For taxpayers who filed their original return early (for example, March 1 for a calendar year return), their return is considered filed on the due date (generally April 15).

Track your amended return. Taxpayers can track the status of an amended return three weeks after filing. Go to “Where’s My Amended Return?” or call 866-464-2050.

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