Category: NONPROFIT ORGANIZATIONS

April 19th, 2017 by Oscar

The IRS mails millions of pieces of correspondence every year to taxpayers for a variety of reasons. Below are some suggestions on how to best handle a letter or notice from the IRS:

  1. Do not panic. Simply responding will take care of most IRS letters and notices.
  2. Most IRS notices are about federal tax returns or tax accounts. Each notice deals with a specific issue and provides specific instructions on what to do. Careful reading is essential.
  3. A notice may likely be about changes to a taxpayers’ account, taxes owed or a payment request. Sometimes a notice may ask for more information about a specific issue or item on a tax return.
  4. If a notice indicates a changed or corrected tax return, review the information and compare it with your original return.
  5. There is usually no need to reply to a notice unless specifically instructed to do so, or to make a payment.
  6. Taxpayers must respond to a notice they do not agree with. Mail a letter explaining why there is a disagreement with the IRS. The address to mail the letter is on the contact stub at the bottom of the notice. Include information and documents for the IRS to consider and allow at least 30 days for a response.
  7. There is no need to call the IRS or make an appointment at a taxpayer assistance center for most notices. If a call seems necessary, use the phone number in the upper right-hand corner of the notice. Be sure to have a copy of the tax return and notice when calling.
  8. Always keep copies of any notices received with tax records.
  9. Be alert for tax scams. The IRS sends letters and notices by mail. IRS does not contact people by email or social media to ask for personal or financial information. The IRS will not demand payment a certain way, such as prepaid debit or credit card. Taxpayers have several payment options for taxes owed.

 

Posted in INDIVIDUALS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

March 29th, 2017 by Oscar

A dangerous email scam currently is circulating nationwide and targeting employers, including tax exempt entities, universities and schools, government and private-sector businesses. The scammer poses as an internal executive requesting employee Forms W-2 and Social Security Number information from company payroll or human resources departments. They may even send an initial “Hi, are you in today” message before the request.

The IRS has established a process that will allow employers and payroll service providers to quickly report any data losses related to the W-2 scam. If notified in time, the IRS can take steps to prevent employees from being victimized by identity thieves filing fraudulent returns in their names. There also is information about how to report receiving the scam email even if you did not fall victim.

Posted in NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

February 8th, 2017 by Oscar

Scams continue to use the IRS as a lure. These tax scams take many different forms. The most common scams are phone calls and emails from thieves who pretend to be from the IRS. Scammers use the IRS name, logo or a fake website to try and steal money from taxpayers. Identity theft can also happen with these scams.

Taxpayers need to be wary of phone calls or automated messages from someone who claims to be from the IRS. Often these criminals will say the taxpayer owes money. They also demand payment right away. Other times scammers will lie to a taxpayer and say they are due a refund. The thieves ask for bank account information over the phone. The IRS warns taxpayers not to fall for these scams.

Below are several tips that will help filers avoid becoming a scam victim.

IRS employees will NOT:

  1. Call demanding immediate payment. The IRS will not call a taxpayer if they owe tax without first sending a bill in the mail.
  2. Demand payment without allowing the taxpayer to question or appeal the amount owed.
  3. Require the taxpayer pay their taxes a certain way. For example, demand taxpayers use a prepaid debit card.
  4. Ask for credit or debit card numbers over the phone.
  5. Threaten to contact local police or similar agencies to arrest the taxpayer for non-payment of taxes.
  6. Threaten legal action such as a lawsuit.

If a taxpayer doesn’t owe or think they owe any tax, they should:

  • Contact the Treasury Inspector General for Tax Administration. Use TIGTA’s “IRS Impersonation Scam Reporting” web page to report the incident.
  • Report the incident to the Federal Trade Commission. Use the “FTC Complaint Assistant” on FTC.gov. Please add “IRS Telephone Scam” to the comments of your report.

In most cases, an IRS phishing scam is an unsolicited, bogus email that claims to come from the IRS. Criminals often use fake refunds, phony tax bills or threats of an audit. Some emails link to sham websites that look real. The scammers’ goal is to lure victims to give up their personal and financial information. If they get what they’re after, they use it to steal a victim’s money and their identity.

For those taxpayers who get a ‘phishing’ email, the IRS offers this advice:

  1. Don’t reply to the message.
  2. Don’t give out your personal or financial information.
  3. Forward the email to phishing@irs.gov. Then delete it.
  4. Do not open any attachments or click on any links. They may have malicious code that will infect your computer.

Posted in INDIVIDUALS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

January 30th, 2017 by Oscar

Taxpayers should choose their tax return preparer wisely – with good reason. Taxpayers are responsible for all the information on their income tax return. That’s true no matter who prepares the return. Here are ten tax tips to keep in mind:

  1. Check the Preparer’s Qualifications. Use the IRS Directory of Federal Tax Return Preparers with Credentials and Select Qualifications. This tool helps taxpayers find a tax return preparer with the qualifications that they prefer. The Directory is a searchable and sortable listing of preparers with a credentials or filing season qualifications. It includes the name, city, state and zip code.
  1. Check the Preparer’s History. Ask the Better Business Bureau about the preparer. Check for disciplinary actions and the license status for credentialed preparers.
  2. Ask about Service Fees. Avoid preparers who base fees on a percentage of the refund or who boast bigger refunds than their competition. When inquiring about a preparer’s services and fees, don’t give them tax documents, Social Security numbers and other information. Some preparers have improperly used this information to file returns without the taxpayer’s permission.
  3. Ask to E-file. Taxpayers should make sure their preparer offers IRS e-file. Paid preparers who do taxes for more than 10 clients generally must file electronically. The IRS has safely processed billions of e-filed tax returns.
  4. Make Sure the Preparer is Available. Taxpayers may want to contact their preparer after this year’s April 18 due date. Avoid fly-by-night preparers.
  5. Provide Records and Receipts. Good preparers will ask to see a taxpayer’s records and receipts. They’ll ask questions to figure the total income, tax deductions, credits, etc. Taxpayers should not use a preparer who will e-file their return using their last pay stub instead of a Form W-2. This is against IRS e-file rules.
  6. Never Sign a Blank Return. Don’t use a tax preparer who asks a taxpayer to sign a blank tax form.
  7. Review Before Signing. Before signing a tax return, review it. Ask questions if something is not clear. Taxpayers should feel comfortable with the accuracy of their return before they sign it. They should also make sure that their refund goes directly to them – not to the preparer’s bank account. Review the routing and bank account number on the completed return.
  8. Ensure the Preparer Signs and Includes Their PTIN. All paid tax preparers must have a Preparer Tax Identification Number (PTIN). By law, paid preparers must sign returns and include their PTIN.
  9. Report Abusive Tax Preparers to the IRS. Most tax return preparers are honest and provide great service to their clients. However, some preparers are dishonest. Report abusive tax preparers and suspected tax fraud to the IRS. Use Form 14157, Complaint: Tax Return Preparer. If a taxpayer suspects a tax preparer filed or changed their return without the taxpayer’s consent, they should file Form 14157-A, Return Preparer Fraud or Misconduct Affidavit.

Posted in INDIVIDUALS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

January 5th, 2017 by Oscar

For 2016, Form 1099-MISC is required to be filed with the IRS on or before January 31, 2017 (if you are reporting non-employee compensation payments in Box 7).  This deadline applies for BOTH paper and electronic filing.  The overwhelming majority of tax filers report information in Box 7.

In the past, you were not required to submit the forms to the SSA/IRS until February 28 if you were paper filing or March 31 if you were e-filing.  For 2016, you not only need to provide the payee with their copy by January 31st, you must submit the forms to the IRS as well. 

If you fail to file by the due date and cannot show reasonable cause, you may be subject to a penalty.  The amount of the penalty is based on when you file the correct information return, your average annual gross receipts, and whether there was intentional disregard of the filing requirements.  The penalties apply per information return and generally range from $50 to $530 per return.

Posted in INDIVIDUALS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

December 14th, 2016 by Oscar

IRS has announced that the optional mileage allowance for owned or leased autos (including vans, pickups or panel trucks) will decrease by 0.5¢ to 53.5¢ per mile for business travel after 2016. This rate can also be used by employers to provide tax-free reimbursements to employees who supply their own autos for business use, under an accountable plan, and to value personal use of certain low-cost employer-provided vehicles.

And, the rate for using a car to get medical care or in connection with a move that qualifies for the moving expense deduction will decrease by 2¢ to 17¢ per mile.

Posted in INDIVIDUALS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

December 9th, 2016 by Oscar
Cada día, las personas se convierten en víctimas de estafas de pesca de información o phishing a través de correos electrónicos, textos o por teléfono, cuando equivocadamente proveen datos importantes. A su vez, los delincuentes cibernéticos intentan usar esos datos para presentar declaraciones de impuestos fraudulentas o cometer otros delitos.uien hace negocios, acerca de un premio, cualquier cosa para persuadirlo a que usted abra el correo electrónico o texto.
Una buena regla general: no provea información personal como resultado de un correo electrónico no solicitado. Aquí hay algunos consejos básicos para reconocer y evitar un correo electrónico fraudulento:
Contiene un enlace. A menudo, los estafadores se hacen pasar por empleados del IRS, instituciones financieras, compañías de tarjetas de crédito, hasta compañías de impuestos o proveedores de software. Pueden decir que necesitan actualizar su cuenta o pedirle que cambie una contraseña. El correo electrónico ofrece un enlace a una página web falsa que puede lucir similar a la página oficial. No pulse en el enlace. En caso de duda, vaya directamente a la página legítima para tener acceso a su cuenta.
Contiene un archivo adjunto. Otra opción para los estafadores es incluir un archivo adjunto al correo electrónico. Este archivo puede estar infectado con malware que puede descargar software malicioso en su computadora sin su conocimiento. Si es spyware, los criminales pueden verificar sus pulsaciones del teclado para obtener información acerca de sus contraseñas, número de seguro social, tarjetas de crédito u otros datos confidenciales. No abra archivos de fuentes desconocidas.
Viene de una agencia de gobierno. Los estafadores intentan asustar a las personas para que abran los enlaces de correo electrónico, haciéndose pasar por agencias de gobierno. Frecuentemente, los ladrones tratan de imitar al IRS y a otras agencias gubernamentales.
Es un correo electrónico “extraño” de un amigo. Los estafadores también piratean cuentas de correos electrónicos y tratan de aprovecharse de las direcciones de correos electrónicos robadas. Usted puede recibir un correo electrónico de un “amigo” que no parece correcto. Puede que le falte el asunto en la línea de asunto o que contenga peticiones o lenguaje extraño en el contenido subyacente. Si parece extraño, ignórelo y no pulse en los enlaces. 
Vea el URL. Quien le envía el correo electrónico puede tratar de engañarlo con el URL. Por ejemplo, en lugar de www.irs.gov, puede ser uno parecido pero falso como www.irs.gov.nombremalicioso.com. Coloque el cursor sobre el texto para ver un mensaje emergente (pop-up) del URL auténtico.
Use características de seguridad. Generalmente, su proveedor de correo electrónico y navegador tendrá características anti-spam y phishing. Asegúrese de usar todas las características del software de seguridad.
Abrir un correo electrónico fraudulento y pulsar en el enlace o anexos es una de las formas más comunes en que los ladrones no sólo roban su identidad o información personal, sino también entran en las redes de las computadoras y causan otros problemas.
Aprender a reconocer y evitar correos electrónicos de tipo phishing – y compartir ese conocimiento con su familia – es fundamental para combatir la pérdida de datos y robo de identidad. Las empresas deben educar a todos los empleados acerca de estos peligros.

Posted in INDIVIDUALS, NEWS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

December 9th, 2016 by Oscar

Los usuarios de computadoras deben fortalecer sus contraseñas, como parte del esfuerzo contra el robo de datos. La contraseña sirve como la primera línea de defensa para detener a los hackers y ladrones de identidad de tener acceso a su computadora, teléfono móvil, cuentas en línea y otros dispositivos con acceso a Internet.

Estos son algunos de los pasos básicos para mejorar y fortalecer las contraseñas:

  1. Añada la protección de contraseñas a todos los dispositivos. Debe utilizar una contraseña para proteger cualquier dispositivo que le ofrece la opción. No sólo proteja su computadora, tableta o teléfono móvil, sino también su red inalámbrica. La contraseña es su primera línea de defensa.
  2. Cambie todas las contraseñas programadas por el fabricante. Si su dispositivo viene con contraseñas ya programadas por el fabricante, cámbielas inmediatamente.
  3. No utilice contraseñas simples. Una contraseña debe tener un mínimo de ocho dígitos, pero de 10 a 12 es aún mejor. Debe ser una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales. No utilice su nombre o fecha de nacimiento.
  4. No repita las contraseñas. Hoy en día, la gente suele tener varias cuentas protegidas por la misma contraseña. No la repita. Si un ladrón roba su contraseña, inmediatamente tendrá acceso a otras cuentas importantes. Utilice contraseñas diferentes, sobre todo en las cuentas financieras o cuentas tributarias importantes.
  5. Utilice las opciones de doble autenticación. Muchos medios de comunicación social e instituciones financieras ahora le dan la opción de establecer un proceso de doble autenticación, o autenticación de dos pasos. Este proceso involucra el envío de un código de seguridad a su teléfono móvil registrado. Esto significa, que si un ladrón roba su nombre de usuario y contraseña, no tendrá acceso a sus cuentas.
  6. Considere utilizar un administrador de contraseñas. Una opción para mantener un registro de sus contraseñas en varias cuentas y obtener ayuda para crear contraseñas seguras, es utilizar un administrador de contraseñas. Algunas compañías acreditadas ofrecen versiones gratis o de bajo costo de sus productos. Vea si un administrador de contraseñas es una buena opción para usted.

 

Posted in INDIVIDUALS, NEWS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

December 7th, 2016 by Oscar

Al acercarse la temporada de impuestos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene información para los contribuyentes que se preguntan cuánto tiempo deben guardar las declaraciones de impuestos y otros documentos.

Generalmente, el IRS recomienda guardar copias de declaraciones de impuestos y documentos de apoyo por lo menos tres años. Algunos documentos deben guardarse hasta siete años en caso de que el contribuyente tenga que presentar una declaración enmendada o si surgen dudas. Guarde archivos referentes a bienes raíces hasta siete años después de deshacerse de la propiedad.

Las declaraciones de información de cuidado de salud deben guardarse con otros archivos tributarios. Los contribuyentes no tienen que enviar estos formularios al IRS como prueba de la cobertura de salud. Los archivos que los contribuyentes deben guardar incluyen archivos de cualquier cobertura proporcionada por el empleador, primas pagadas, pagos por adelantado del crédito tributario de prima recibido, y tipo de cobertura. Los contribuyentes deben guardar éstos – así como guardan otros archivos de impuestos – por tres años después de presentar su declaración de impuestos.

Ya sea si lo almacenan en papel o electrónicamente, el IRS exhorta a los contribuyentes a mantener los archivos de impuestos seguros, especialmente cualquier documento con números de seguro social. El IRS también sugiere escanear aquellos archivos tributarios y financieros en papel a un formato que pueda codificarse y almacenarse de manera segura en un dispositivo flash, CD o DVD, con fotos o videos de objetos de valor.

Ahora es un buen momento para establecer un sistema para guardar archivos seguros y fáciles de encontrar para la declaración del próximo año, o para solicitar un préstamo hipotecario o ayuda financiera de impuestos. Los archivos tributarios deben respaldar los ingresos, las deducciones y los créditos reclamados en la declaración de impuestos. Los contribuyentes deben guardar estos archivos por si el IRS les pregunta acerca de la declaración de impuestos o en caso de que presenten una declaración enmendada.

Es aún más importante para los contribuyentes tener una copia de la declaración de impuestos del año pasado, ya que el IRS realiza cambios para autenticar y proteger la identidad del contribuyente. A partir del 2017, algunos contribuyentes que presentan electrónicamente necesitarán ingresar ya sea el monto del ingreso bruto ajustado (AGI, por sus siglas en inglés) del año anterior o el PIN auto-asignado del año anterior y su fecha de nacimiento. Si presentan una declaración conjunta, las identidades de ambos contribuyentes deben validarse con esta información. El AGI está claramente señalado en la declaración de impuestos.

Los contribuyentes que necesitan información tributaria pueden solicitar una transcripción gratis de los últimos tres años tributarios. La herramienta ‘Ordenar Transcripción’ en IRS.gov es la manera más rápida de obtener una transcripción.

Si los contribuyentes guardan declaraciones de impuestos y recibos en una caja de zapatos en la parte posterior del armario, deberían reconsiderar ese enfoque. Mantenga bien almacenados los documentos financieros y archivos de salud, ya sea en papel o electrónicamente. Cuando estos documentos ya no sean necesarios para efectos tributarios, asegúrese de destruirlos correctamente para evitar que la información sea usada por ladrones de identidad.

Al deshacerse de una computadora, tableta, teléfono móvil o disco duro de respaldo, recuerde limpiar las unidades para eliminar cualquier archivo y datos personales antes de desecharlo o venderlo. Esto puede requerir un software especial de disco de utilidad.

Posted in INDIVIDUALS, NEWS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES

December 6th, 2016 by Oscar

 

It’s called “phishing” because thieves attempt to lure you into the scam mainly through impersonations. The scam may claim to be from a friend, a company with whom you do business, a prize award – anything to get you to open the email or text.

A good general rule: Don’t give out personal information based on an unsolicited email request.

Here are a few basic tips to recognize and avoid a phishing email:

  • It contains a link. Scammers often pose as the IRS, financial institutions, credit card companies or even tax companies or software providers. They may claim they need you to update your account or ask you to change a password. The email offers a link to a spoofing site that may look similar to the legitimate official website. Do not click on the link. If in doubt, go directly to the legitimate website and access your account.
  • It contains an attachment. Another option for scammers is to include an attachment to the email. This attachment may be infected with malware that can download malicious software onto your computer without your knowledge. If it’s spyware, it can track your keystrokes to obtain information about your passwords, Social Security number, credit cards or other sensitive data. Do not open attachments from sources unknown to you.
  • It’s from a government agency. Scammers attempt to frighten people into opening email links by posing as government agencies. Thieves often try to imitate the IRS and other government agencies.
  • It’s an “off” email from a friend. Scammers also hack email accounts and try to leverage the stolen email addresses. You may receive an email from a “friend” that just doesn’t seem right. It may be missing a subject for the subject line or contain odd requests or language. If it seems off, avoid it and do not click on any links.
  • It has a lookalike URL. The questionable email may try to trick you with the URL. For example, instead of www.irs.gov, it may be a false lookalike such as www.irs.gov.maliciousname.com. You can place your cursor over the text to view a pop-up of the real URL.
  • Use security features. Your browser and email provider generally will have anti-spam and phishing features. Make sure you use all of your security software features.

Opening a phishing email and clicking on the link or attachment is one of the most common ways thieves are able not just steal your identity or personal information but also to enter into computer networks and create other mischief.

Learning to recognize and avoid phishing emails – and sharing that knowledge with your family members – is critical to combating identity theft and data loss. Businesses should educate employees about the dangers.

 

Posted in INDIVIDUALS, NEWS, NONPROFIT ORGANIZATIONS, SMALL BUSINESSES